MANAZEMEN PENYELENGGARA SITUS WEB PEMERINTAH DAERAH

Pada saat ini manajemen informasi cenderung kearah publikasi
elektronis dan meninggalkan pelayanan secara analog (non elektronik).
Kehadiran teknologi media online menyebabkan perlunya seorang
eksekutif yang menangani manajemen secara keseluruhan pada tingkat
tertinggi. Situs web yang efektif merupakan salah satu strategi yang
harus dijalankan oleh organisasi yang bergerak di bidang media online.

Manajemen situs web pemerintah daerah akan lebih baik dan lebih lugas
jika terdapat keterpaduan antara penerbitan elektronik dengan
unit-unit kerja di lingkungan Pemerintah Daerah, yang materinya
disajikan melalui situs web bersangkutan. Di dalam strategi
penyelenggaraan situs web, penting untuk memastikan bahwa berbagai
tugas manajemen yang diperlukan bagi pengelolaan situs web yang
efektif telah ter-identifikasi, dan tanggungjawab pelaksanaan telah
teralokasi serta dipahami dengan jelas oleh para pengelola.

Suatu hal penting yang harus disadari bahwa keberadaan situs web
pemerintah daerah yang dibuat, merupakan suatu bagian integral dari
organisasi pemerintahan. Semua unit yang ada pada organisasi,
hendaknya memperhatikan bagaimana mereka dapat menggunakan internet
sebaik-baiknya untuk berkomunikasi dengan kelompok-kelompok masyarakat
pengguna internet. Instansi Pemerintah Daerah harus membantu
perkembangan tingkat kesadaran dan pemahaman yang tinggi, bagi seluruh
aparat Pemerintah Daerah mengenai pemanfaatan internet pada organisasi
pemerintahan. Kemampuan internet untuk memberi dan menerima informasi
perlu dipahami sebagai suatu keterampilan inti dari informasi dan
komunikasi. Diharapkan sebanyak mungkin aparat pemerintah daerah dapat
membaca situs web yang dibuat oleh pemerintah daerah setempat.

Terdapat lima masalah yang perlu diperhatikan di dalam membangun dan
meng-implementasi-kan strategi publikasi melalui media online, yaitu :

* kegunaan – untuk keperluan apa suatu situs web pemerintah daerah dibuat ?
* tanggung jawab – siapa pemilik situs web dan siapa yang
bertanggung jawab ?
* manajemen situs – bagaimana cara pemberian dan permintaan layanan ?
* isi – bagaimana materi disediakan, dipelihara, dan
dipresentasikan dalam bentuk media online ?
* pemutakhiran dan pemeliharaan – bagaimana cara melakukan
pemantauan (penggunaan dan pe-nampilan) dan pemutakhiran informasi
pada situs web pemerintah daerah ?



Pada suatu organisasi kecil yang masih menggunakan aturan webmaster
tradisional, mungkin hanya diperlukan satu orang sebagai
penanggungjawab untuk menangani persoalan stratejik dan implementasi
praktis situs web pemerintah daerah. Hal tersebut sudah harus diubah
cara pena-nganannya. Adanya kompleksitas pada publikasi secara
elektronik melalui media online, dan bertambahnya kepen-tingan
pemerintah daerah provinsi, kabupaten, dan kota untuk memberikan
informasi kepada masyarakat, maka diperlukan adanya persyaratan
standar struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi
penanggungjawab situs web pemerintah daerah di dalam melakukan
pengawasan dan pemantauan.

Adapaun organisasi manajemen situs web pemerintah daerah sebaiknya
terdiri atas :

* Pelindung (Gubernur/Bupati/Walikota)
* Penanggungjawab Situs Web Pemerintah Daerah (eselon tertinggi
pada organisasi struktural Pemerin-tahan Daerah)
* Manajer Situs (eselon satu tingkat dibawah eselon tertinggi pada
organisasi struktural Pemerintahan Daerah)
* Tim Pengelola (sejumlah pegawai Pemerintah Daerah yang mampu,
serta mempunyai standar kompetensi di bidang teknologi informasi).
Melakukan tugas operasional situs web, pemantauan dan pemeliharaan
standar-standar situs web, terutama tanggungjawab pemasukan informasi
yang tersebar luas di dalam organisasi pemerintah daerah.
* Tim Asistensi (para eselon satu tingkat dibawah eselon tertinggi
pada organisasi struktural pemerintah daerah, mewakili unit-unit
kedinasan yang ada di daerah)



Struktur organisasi, ukuran, dan jumlah tim yang terlibat pada suatu
pengelolaan situs web pemerintah daerah akan bervariasi tergantung
pada kebutuhan organisasinya.

Seorang Manajer Situs bertanggung jawab atas manajemen secara
keseluruhan dari situs-situs web pemerintah daerah yang bersama-sama
membentuk sajian secara online dari organisasi pemerintahan. Mereka
hendaknya bekerja sama dengan bagian-bagian lain dari organisasi
pemerintahan untuk memastikan adanya keterpaduan proses-proses online.
Diperlukan sebuah tim yang melakukan pemantauan pemeliharaan
standar-standar situs web pemerintah daerah, terutama tanggungjawab
pemasukan informasi yang tersebar luas di dalam organisasi
pemerintahan.

2 TUGAS STRATEJIK

Tugas-tugas stratejik yang perlu dilakukan di dalam pembuatan dan
pengembangan situs web pemerintah daerah adalah :

* identifikasi pengunjung dan non pengunjung situs web, jika
dimungkinkan dapat dilakukan melalui riset atau dialog dengan kelompok
pengunjung;
* identifikasi keinginan sejumlah pengunjung situs web untuk dapat
memenuhi kebutuhan-nya pada situs web pemerintah daerah yang dibuat;
* memberi pemahaman dan respon yang memuaskan kepada pengunjung
situs web (baik melalui penilaian umpan balik maupun riset penggunaan
situs web);
* penyediaan sumberdaya manusia, khususnya untuk pelaksana dengan
keterampilan dan kemampuan sesuai standar kompetensi untuk tim situs
web;
* keterpaduan situs web dengan proses bisnis yang berhubungan
publikasi elektronik dan publik, seperti cara pengunjung mengakses
situs web, publikasi informasi yang disampaikan, masalah manajemen
yang berhubungan dengan penyimpanan, informasi, dokumen, pengetahuan,
serta cara rekrutmen dan konsultasi;
* keterpaduan situs web kedalam strategi organisasi untuk
melaksanakan pemerintahan yang terbuka dan kemudahan memperoleh
informasi;
* pemantauan pengembangan situs web dan keberhasil-annya sebagai
alat untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasi pemerintahan;
* perancangan stratejik online untuk masa depan orga-nisasi
termasuk kebutuhan bisnis;
* identifikasi posisi situs web di dalam stratejik organi-sasi
secara keseluruhan termasuk strategi komunikasi;
* keterpaduan antara situs web internet dengan orga-nisasi
intranet yang ada di kantor pemerintah daerah serta sistem lainnya;
* kesesuaian dengan strategi e-government secara ke-seluruhan.




3 MANAJEMEN PENGELOLAAN

Manajer Situs harus memperhatikan hal-hal yang berhubung-an dengan :

1. Koordinasi Pengelola yang meliputi antara lain tugas pengelolaan
arsitektur informasi secara menyeluruh, perencanaan dan penilaian
kemampuan pemakaian (usability), perencanaan isi, yang dapat membantu
pengembangan pengalaman pengguna situs web yang memenuhi tujuan
pembuatan situs web.
2. Spesifikasi Teknis yang mendukung pencapaian tujuan pembuatan
situs web, termasuk spesifikasi persyarat-an server, spesifikasi
disain situs web secara keselu-ruhan, pemeliharaan, dan persyaratan
keamanan (security).
3. Pengadaan dan Manajemen Pemasok, termasuk pene-tapan tender,
pemilihan dan manajemen tingkat layanan pemasok, penetapan panitia
tender, kejelasan mengenai hak-hak kekayaan intelektual, pemantauan
dan kontrol kualitas para kontraktor, serta waktu penyerahan.
4. Membangun tim dan hubungannya dengan organisasi. Manajer Situs
harus menjadi pimpinan dalam meng-identifikasi 'staf kunci' yang
mempunyai tanggung-jawab atas pemeliharaan situs web, isi, disain,
pener-bitan standar pengembangan situs web bersangkutan. Harus ada
hubungan organisasi yang jelas dan efektif dengan
* Penanggungjawab situs web pemerintah daerah;
* Sumberdaya editorial;
* Pers/publikasi off-line;
* Pusat Informasi;
* Tim pembuat kebijakan;
* Penulis dan penyedia informasi;
* Staf yang menyediakan layanan publik;
* Penanggungjawab sistem, jaringan, dan intranet;
* Penanggungjawab pelatihan.
5. Bantuan online. Manajer Situs adalah penanggung jawab pengaturan
suatu layanan dan bantuan online bagi pengunjung situs web, serta
kemampuan akses melalui hubungan pada homepage situs web.
6. Promosi Situs Web. Manajer Situs bertanggungjawab atas deskripsi
dan hubungan dengan situs web instansi dari situs-situs web yang
sesuai (situs direktori, mesin pencari, subyek dari spesifik situs
web), penggunaan notifikasi e-mail yang baik, serta mendorong
penem-patan media tradisional pada URL (Uniform Resource Locator) pada
setiap kesempatan (brosur, poster, laporan tercetak, dan sebagainya).



Manajer Situs harus memastikan adanya peraturan-peraturan yang berkaitan dengan:

* penghubung dengan penanggungjawab server;
* pemutakhiran situs web;
* penambahan, pemeliharaan, dan penghapusan infor-masi;
* pelaksanaan kontrol kualitas dari materi yang disajikan pada situs web;
* disain teknis dan spesifikasi;
* registrasi dan testing mesin pencari (search engine);
* pemrograman dan pembuatan naskah;
* penerimaan dan respon terhadap permintaan e-mail dan formulir web.



4 PENGELOLA ISI SITUS

Haruslah ada pengertian yang jelas di dalam organisasi mengenai hal-hal :

* dimana letak tanggungjawab atas penyediaan isi untuk situs web;
* pemeliharaan kemutakhiran dan keakuratan informasi sepanjang
waktu, seperti persyaratan waktu tampilan rekaman informasi yang
berkaitan dengan pengunjung situs web, penyimpanan dan pemeliharaan
rekaman informasi pada situs web, transaksi berbasis web atau bisnis
lainnya;
* dalam bentuk apa isi situs web diberikan kepada tim web.

Idealnya harus ada suatu tingkat keterpaduan yang tinggi antara
produksi isi dalam bentuk publikasi elektronik dan kegiatan organisasi
publikasi analog (non elektronik).

Pada kondisi apapun, suatu tim situs web perlu dilengkapi dengan
sejumlah personil sehingga Tim Situs Web Pemerintah Daerah mempunyai
kemampuan di dalam hal :

* menyediakan dukungan teknis bagi kreatifitas isi publi-kasi elektronik;
* memelihara standar pemutakhiran dan koreksi bahan informasi situs web;
* menciptakan format-format baru situs web untuk disampaikan
kepada yang bertanggung-jawab atas penyediaan isi situs web;
* menetapkan standar-standar kreatifitas, disain, dan implementasi
yang jelas;
* menegakkan ketataan standar yang dibuat;
* memantau secara teratur dan cermat mengenai bahan situs web yang
harus selalu baru;
* memastikan bahwa standar-standar penerbitan yang ditetapkan pada
paduan ini selalu diikuti, dan setiap peningkatan teknis yang
dilakukan sesuai dengan standar yang ada.

Tim situs web perlu mempunyai seorang penasehat hukum untuk dapat
memastikan kesesuaian informasi dengan semua peraturan yang telah
berlaku, baik dari sisi publikasi non elektronik maupun dari sisi
publikasi elektronik.

5 AUDIT DAN PEMELIHARAAN

Sifat lingkungan internet yang selalu dinamis membuat pentingnya
pelaksanaan pemantauan kinerja situs web pemerintah daerah dan
penggunaannya secara terus menerus. Diperlukan juga laporan tertulis
yang dibuat secara teratur dan bertanggungjawab tentang tampilan dan
penggunaan situs web pemerintah daerah kepada Penang-gungjawab Situs
Web Pemerintah Daerah.

Seorang Manajer Situs haruslah memastikan adanya pengaturan-pengaturan
untuk analisis yang bila diperlukan dapat digunakan untuk pemeliharaan
standar kinerja yang baik. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan
meliputi :

1. standar penilaian kinerja atas koneksi modem
low-end (diperkirakan 9,6 kbps) pada jalur terbuka dan melalui ISP,
hal ini dimaksudkan untuk menyamakan peng-aksesan dari pengguna;
2. pemeriksaan penggunaan browser dan resolusi
layar yang berbeda, serta fitur-fitur (features) seperti nas-kah dan
gambar;
3. pemeriksaan terhadap penggunaan alat evaluasi ak-ses;
4. pemeriksaan apakah informasi yang terbaca pada
situs web pemerintah daerah dapat dicetak melalui printer berwarna
maupun hitam putih (termasuk printer laser, inkjet, dan dot matriks);
5. pemeliharaan jaringan yang meliputi :
* hubungan jaringan internal maupun eksternal harus
diperiksa masa berlakunya secara bulan-an;
* isi yang telah berubah lokasi pada situs web harus
mempertahankan URL lama melalui kemungkinan pemindahan hubungan
kembali;
* lebih disukai dengan pemberitahuan pemindah-an paling
tidak untuk jangka waktu 6 (enam) bulan;
* jaringan yang rusak harus diperbaiki dalam waktu satu hari kerja.
6. penyimpanan dan pemantauan server secara statistik;
7. pemantauan pesan-pesan yang salah;
8. analisis lalu lintas pemakaian situs dengan
memusat-kan pada waktu puncak (untuk penilaian persyaratan bandwidth)
dan waktu situs dimatikan (waktu singkat untuk masa pemeliharaan);
9. analisis file server log.



Informasi minimum statistik yang diwajibkan untuk hosts adalah :

* pencetakan halaman (berapa lama waktu yang diperlukan untuk
mencetak halaman yang diminta, termasuk semua bentuk grafis/citra yang
terdapat di halaman bersangkutan. Mengukur hanya dengan "hits" saja
tidak akan memberikan analisis penggunaan yang benar;
* permintaan-permintaan yang berhasil;
* permintaan-permintaan yang tidak berhasil (berman-faat untuk
mengetahui berapa persen file yang mem-punyai masalah dan tidak bisa
keluar);
* halaman-halaman yang paling sering dikunjungi (dapat menunjukan
usaha-usaha yang dilakukan dengan baik di dalam pemasaran internal);
* halaman-halaman yang paling sedikit dikunjungi (dapat digunakan
untuk mengevaluasi di dalam mem-buang sejumlah halaman);
* halaman yang dikunjungi pertama kali (dapat me-nunjukan
bagaimana pengunjung datang ke halaman di dalam situs web);
* halaman yang paling banyak dirujuk (melihat apakah pengunjung
datang ke situs web dari mesin pencari atau dari situs web lainnya);
* istilah-istilah untuk pencarian yang digunakan di dalam
mengindentifikasi bagaimana pengguna situs web mencari suatu pokok isi
(hal ini dapat membantu khususnya di dalam penyempurnaan metadata).



Data dan informasi statistik tersebut diatas dapat digunakan untuk :

* mengidentifikasi isi situs web yang paling terkenal dan banyak
dikunjungi oleh pengunjung;
* meninjau sistem navigasi;
* meninjau situs-situs web rujukan;
* melakukan audit terhadap respon yang telah diberikan oleh pengunjung;
* melakukan penilaian terhadap kinerja server;
* mengetahui jumlah dokumen yang diminta oleh pe-ngunjung;
* mengetahui distribusi pengunjung situs web pemerin-tah daerah;
* mengetahui jumlah pengunjung dan platform yang digunakan oleh
pengunjung, termasuk browser dan resolusi layar.



6 CONTENT MANAGEMENT SYSTEM (CMS)

Berdasarkan cara pemutakhiran data dan informasinya, terdapat dua
model situs web pemerintah daerah yaitu :

* situs web dengan model statis (tradisional)
* situs web dengan model dinamis

Situs web dengan model statis adalah web yang cara pemutakhirannya
dilakukan secara manual, yaitu mengganti dan menambah halaman web
dengan secara langsung pada halaman bersangkutan, sedang situs web
model dinamis melakukan pemutakhirannya secara otomatis dengan
dukung-an suatu aplikasi yang dikenal sebagai Content Management
System (CMS).

CMS adalah suatu aplikasi yang memberikan kemudahan di dalam proses
distribusi informasi. Pada organisasi pengelolaan situs web pemerintah
daerah, secara internal implementasi-nya dapat dalam bentuk intranet,
sedang secara eksternal implementasinya dilakukan melalui internet
dengan meng-gunakan website.

Didalam pengelolaan situs web pemerintah daerah, peng-gunaan aplikasi
CMS dimaksudkan untuk mempermudah di dalam :

1. manajemen data, karena CMS mempunyai basisdata sehingga semua
isi yang terdapat di setiap halaman situs web dapat tersimpan dengan
baik, mudah dicari, serta dapat dibuat indeks;
2. melakukan perubahan secara langsung isi situs web yang
diinginkan melalui grup pengguna. Perubahan yang dilakukan tidak
secara manual, melainkan dengan cara memasukan perubahan data yang
diinginkan melalui interface khusus pada browser;
3. melakukan pemutakhiran dan pemeliharaan dengan menggunakan
"template based" yang memisahkan data isi dan disain tampilan. Jika
terdapat perubahan, hanya file bersangkutan yang diganti tanpa
mengganti semua halaman satu persatu;
4. melakukan standarisasi isi dan tampilan karena antara data dan
tampilan terpisah, sehingga secara visual setiap halaman dapat
dikontrol secara mudah.